Sådan håndterer vi din data
Ansøger du en af legaterne, kan du herunder læse, hvordan vi håndterer dine informationer. Alle ansøgninger samles i et system, som Koda administrerer. Systemet sørger for, at ansøgninger kan tilgås af Koda eller den enhed (foreningerne Autor, DKF, DPA samt Musikforlæggerne), du har søgt hos og af det udvalg, Koda eller enheden har nedsat til at behandle ansøgningerne.
For alle ansøgninger gælder følgende regler
- En ansøgning er først at betragte som registreret, når ansøgeren har modtaget en kvittering på e-mail.
- Efter ansøgningen er sendt, kan der ikke eftersendes tilføjelser.
- Udvalget, der behandler ansøgningen, kan kontakte ansøger for supplerende oplysninger.
- Hvis ansøgningen bliver afslået eller ikke bliver fuldt ud imødekommet, kan det have flere årsager. Det kan være, at ansøgningen ikke opfylder de formelle krav, men det kan også skyldes det behandlende udvalgs indholdsmæssig vurdering af ansøgningen. Udvalgets indstillinger er fortrolige, og du kan ikke få indsigt i dem.
Sådan behandler Koda og den relevante enhed (Koda Dramatik og foreningerne Autor, DKF, DPA samt Musikforlæggerne) dine personoplysninger i forbindelse med ansøgninger
Vi skal oplyse dig om, at Koda og den relevante enhed er dataansvarlig for håndtering af de personoplysninger, du giver i forbindelse med din ansøgning om støtte. Vi har en legitim interesse i at håndtere disse oplysninger for at kunne tage stilling til din ansøgning og – hvis du får positivt tilsagn (accept) – kunne kontrollere, at du opfylder betingelserne for udbetaling, og lave selve udbetalingen.
Din ansøgning indsendes til og behandles af et udvalg. Medlemmerne af udvalget har tavshedspligt om ansøgerfelt og ansøgermateriale, samt om deres konkrete drøftelser og indstilling om tilsagn. Hvis udvalgets medlemmer har fået eller taget kopi af noget ansøgningsmateriale, har de pligt til at slette dette senest en uge efter udgangen af hver uddelingsrunde. Udvalgsmedlemmernes egne notater vedrørende sagsbehandlingen må dog opbevares i hele udvalgsmedlemmets funktionsperiode, hvorefter de skal slettes.
Hvilke oplysninger behandler vi
- Stamoplysninger såsom navn, adresse og eventuelle øvrige kontaktoplysninger
- Bankoplysninger (gælder ikke subventioneret pulje)
- Almindelige fortrolige personoplysninger som CPR-nummer, medlemsnummer
- Relevant node-, video- og/eller lydmateriale
- Oplysninger om og beskrivelse af projektet og andre relevante projektoplysninger
Din forpligtigelse
Vi går ud fra, at du har sikret dig, at alle personer (ud over dig) der optræder i dit ansøgningsmateriale har givet tilladelse til, at oplysninger om dem bliver behandlet af o.a. og det relevante udvalg i forbindelse med behandlingen af din ansøgning.
Vi forbeholder sig ret til at kontrollere, at den støttede aktivitet er afholdt i overensstemmelse med ansøgningen og tilsagnet. Ved uoverensstemmelse kan vi kræve støtten tilbagebetalt.
Besked til evt. MEDANSØGERE
Vær opmærksom på, at dem du angiver som medansøgere får besked om følgende oplysninger.
- Ansøgers navn, kontaktoplysninger og adresse
- Formålet der er søgt støtte til
- Navn på projektet
- Projektbeskrivelsen
- Værkoplysninger: titel, komponist og årstal
Offentliggørelse af data ved tilsagn
Hvis du får positivt tilsagn, kommer du, dit projekt og tilsagnsbeløbet med på den liste, som vi offentliggør, fordi vi har en legitim interesse i at offentliggøre hvem, der har fået tilsagn, om hvor meget og til hvilket formål. Det følger af EU's dataforordning (2016/679), artikel 6, stk. 1 (f). Offentliggørelse kan ske på Koda Kulturs hjemmeside og i årsrapporter og lignende.
Anden brug af data
Vi er retligt forpligtet til at videregive oplysningerne om udbetalingen til SKAT, i overensstemmelse med dataforordningens artikel 6, stk. 1 (c). Desuden kan vi benytte data om din ansøgning til statistiske formål og kan offentliggøre statistikken i anonymiseret og ikke-identificerbar form.
Sletning af data
- Ansøgninger der modtager afslag, vil blive slettet senest 2 år efter tidspunktet for afgørelsen.
- Ansøgninger der modtager tilsagn, opbevares mindst i fem år fra sidste udbetaling som dokumentation i forhold til bogføringen.
Dine rettigheder
Efter persondatareglerne har du ret til at anmode Koda og den relevante enhed om indsigt i de data, vi har liggende om dig knyttet til din ansøgning (din ansøgning og vedhæftede filer). Du kan kontakte os og få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler, ligesom du kan få berigtiget eventuelle forkerte personoplysninger.
Hvis du ønsker personoplysninger slettet, behandlingen af dem begrænset, at gøre indsigelse mod den eller udnytte retten til dataportabilitet, kan du kontakte os. Hensynet til vores lovpligtige dokumentation af sin støttevirksomhed kan dog begrænse din ret til sletning og begrænsning af behandling.
Klagemuligheder
Du kan klage til Datatilsynet over vores behandling af dine data.